Viimsi Teraapiakeskuse
isikuandmete töötlemise kord

1. Üldsätted ja mõisted

1.1.Käesolev kord on koostatud lähtudes Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrusest (EL) 2016/679 ning Eesti Vabariigi isikuandmete kaitse seadusest. Dokument reguleerib Viimsi Teraapiakeskus OÜ poolt isikuandmete töötlemise põhimõtteid ja praktikat.

1.2.Kord kehtib kõigile isikutele, kelle andmeid Viimsi Teraapiakeskus töötleb seoses teenuste osutamisega, sealhulgas klientidele, lastevanematele, rahastajatele ning koostööpartneritele.

1.3.Mõisted:

• Vastutav töötleja on isik või organisatsioon, kes määrab kindlaks isikuandmete töötlemise eesmärgid ja vahendid. Käesoleva korra puhul on vastutav töötleja Viimsi Teraapiakeskus OÜ; Viimsi Teraapiakeskus on vastutav andmetöötleja, kes osutab loovteraapiaid, supervisiooni ja psühhosotsiaalseid teenuseid ning tagab isikuandmete töötlemisel kehtivate andmekaitsenõuete täitmise.
• Isik on füüsiline isik, keda saab tuvastada otseselt või kaudselt, näiteks nime, kontaktandmete või muude iseloomustavate tunnuste kaudu.
• Klient on teenust saav või sooviv isik, sh alaealise puhul ka tema seaduslik esindaja.
• Volitatud töötleja on kolmas osapool, kes töötleb isikuandmeid Viimsi Teraapiakeskuse nimel ja juhiste alusel (nt terapeut, raamatupidaja, infosüsteemi haldaja).
• Rahastaja on avalik-õiguslik või eraõiguslik juriidiline isik, kes tasub kliendi eest teenuse (nt KOV, Tervisekassa, SKA).
• Isikuandmed on igasugune teave tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta.
• Eriliiki andmed on andmed, mille töötlemine on piiratud, nt terviseandmed.

1.4.Kord kehtib nii täiskasvanutele kui ka alaealistele klientidele. Alaealise puhul töödeldakse lisaks vanema või eestkostja kontaktandmeid ja vajadusel nõusolekuid teenuse osutamiseks.

1.5.Isikuandmeid kogutakse:

• kliendilt endalt või tema seaduslikult esindajalt (sh broneeringute kaudu);
• suunavalt asutuselt (nt kool, KOV, perearst);
• Viimsi Teraapiakeskuse infosüsteemist ja koostööpartneritelt.

1.6.Töödeldavad andmed võivad sisaldada:

• nime, kontaktandmeid (e-post, telefon);
• sünniaega või vanust;
• alaealise puhul lapse nime, sünniaastat ja esindaja suhet lapsega;
• teenuse toimumise aega ja kohta ning broneeringu staatust;
• terviseandmeid, kui need on vajalikud teenuse osutamiseks (neid ei küsita broneerimisel, vaid räägitakse läbi vastuvõtul);
• infot osaletud seansside ja teenuse kulgemise kohta;
• arveldusega seotud andmeid (arve saaja nimi, aadress, registrikood, arve e-post);
• seotust projektipõhise rahastusega.

1.7.Teenuste osutamisega seoses võib Viimsi Teraapiakeskus jagada piiratud ulatuses kliendi andmeid rahastajatega (nt KOV, SKA), kui see on vajalik aruandluseks. Jagatavad andmed võivad sisaldada kliendi nime, teenuses osalemise fakte ning üldistatud infot teenuse sisust ja kulust (nt kas klient vajab edasist teraapiat).

1.8.Isikuandmete säilitamise tähtajad:

• Raamatupidamisdokumente säilitatakse vastavalt seadusele 7 aastat;
• Kliendi loodud teraapia-materjale säilitatakse vastavalt loovteraapia või muusikateraapia ühingute eetika seadustele;
• Veebikeskkonnas kasutame ainult hädavajalikke küpsiseid ja kohalikku salvestust (keelevalik, sisselogitud kasutaja seanss) — jälgimis- ega reklaamiküpsiseid ega kasutusstatistikat me ei kogu;
• Vajadusel säilitatakse andmeid kauem, kui see on põhjendatud (nt vaidluste lahendamiseks või järelevalveks);
• Üldkasutatavates ruumides (nt fuajee, kohvik, maja esine) asuvate turvakaamerate andmete eest vastutab hoone haldaja Forus Spordikeskus ja turvafirma Forus Securitas. Viimsi Teraapiakeskus ei salvesta ega töötle neid andmeid.

2. Isikuandmete kogumine ja töötlemise alused

2.1.Isikuandmeid kogutakse kliendilt endalt, lapsevanemalt või eestkostjalt, broneeringute, kirjalike avalduste, hinnangute, seansside ja tagasiside kaudu, samuti koostööpartneritelt (nt kool, KOV, tugispetsialist, perearst, töötukassa jms), kui teenus on osaliselt või täielikult nende poolt suunatud või rahastatud.

2.2.Viimsi Teraapiakeskus töötleb isikuandmeid ainult ulatuses, mis on vajalik:

• teenuse osutamiseks ja lepinguliste kohustuste täitmiseks;
• kliendikogemuse parendamiseks ja kvaliteedijälgimiseks;
• seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks;
• nõusoleku alusel sihtotstarbeliseks kasutuseks (nt otseturundus või kliendiküsitlus).

2.4.Töödeldavad isikuandmed võivad sisaldada:

• isikutuvastusandmeid (nimi, sünniaeg);
• kontaktandmeid (telefon, e-post);
• asukohaandmeid (teenuse toimumise koht);
• terviseandmeid ja taustainfot, mida klient või lapsevanem vastuvõtul vabatahtlikult jagab;
• seansside arv, kestus, üldine kulg ja osalemine;
• kliendi poolt edastatud küsimused, hinnangud, tagasiside;
• arveldusandmeid (nt KOV-i, SKA või tööandja poolt tasumise info).

2.5.Viimsi Teraapiakeskus ei töötle eriliiki isikuandmeid (nt maailmavaade, seksuaalsus, ametiühingusse kuulumine vms) ilma selgesõnalise vajaduseta ja seadusliku aluseta.

2.6.Isikuandmete töötlemise aluseks võib olla:

• lepingu täitmine või lepingu sõlmimisele eelnev tegevus;
• seadusest tulenev kohustus (nt sotsiaalhoolekanne, raamatupidamine);
• õigustatud huvi (nt teenuse toimimise ja turvalisuse tagamine);
• isiku vabatahtlik ja informeeritud nõusolek.

6. Isiku õigused seoses oma andmetega

6.1.Isikul on järgmised õigused:

• saada teavet enda kohta töödeldavate andmete kohta;
• taotleda oma andmete parandamist, täiendamist või kustutamist;
• võtta tagasi varasemalt antud nõusolek isikuandmete töötlemiseks;
• taotleda isikuandmete töötlemise piiramist;
• esitada vastuväiteid andmete töötlemisele, kui aluseks on õigustatud huvi.

6.2.Õiguste kasutamiseks tuleb esitada taotlus digiallkirjastatult e-posti teel aadressile info@kunstidtervises.ee või kirjalikult keskuse aadressil. Sooviavaldusele vastatakse ühe kuu jooksul. Kui taotlus on keerukas, võib vastamistähtaeg pikeneda kuni kahe kuu võrra.

6.3.Viimsi Teraapiakeskus võib keelduda taotluse täitmisest, kui ei suuda isikut tuvastada, kui puudub seaduslik alus andmete kustutamiseks või kui nõue on selgelt põhjendamatu või ülemäärane.

6.4.Küsimuste ja pöördumiste korral palume ühendust võtta:

Broneerimissüsteem ja veebilehel kogutavad andmed

Aja broneerimine toimub meie oma broneerimissüsteemis siinsamas veebilehel. Allpool on kirjas täpselt, milliseid andmeid me broneerimisel küsime, miks, kus neid hoitakse ja kes neid näeb.

Broneerimisel kogume:

• sinu nime, e-posti aadressi ja telefoninumbri;
• alaealise puhul lapse nime, sünniaasta ja sinu suhte lapsega;
• arve soovi korral arve saaja nime, aadressi ja ettevõtte puhul registrikoodi (arve saadetakse alati maksja enda e-postile);
• broneeringu enda info: aeg, teenus, terapeut, hind, asukoht ja staatus;
• kinnituse, et oled koostöötingimustega nõustunud (aeg ja tingimuste versioon).

Broneerimisankeedis ei küsi me teraapiasse pöördumise põhjust ega muid terviseandmeid — need teemad räägime läbi alles vastuvõtul, kus kehtib kutsealane konfidentsiaalsus.

Miks neid andmeid vajame:

• et teenust osutada ja broneeringut sinu nimel kinni hoida;
• et vormistada makse ja arve ning täita raamatupidamise nõudeid;
• et saata sulle kinnituskiri, meeldetuletused ja vajadusel muudatuse või tühistamise teate;
• et terapeut teaks, kes vastuvõtule tuleb.

Kus andmeid hoitakse: broneeringud salvestatakse turvalises pilvandmebaasis (Lovable Cloud / Supabase), mille serverid asuvad Euroopa Liidus. Ühendus on krüpteeritud ja andmebaasi ligipääs on rangelt piiratud.

Kes andmeid näeb:

• sina ise — oma broneeringut saad vaadata, muuta ja tühistada kinnituskirjas oleva isikliku lingi kaudu;
• sinu terapeut — ainult tema enda vastuvõttudega seotud kliendid;
• keskuse administraator — broneeringud, maksed ja arved keskuse töö korraldamiseks;
• väljalogitud ja kõrvalised veebilehe külastajad ei näe ühtegi kliendiandmet — avalikult on nähtav ainult teenuste, terapeutide ja vabade aegade info.

Kinnituskirjas olev halduslink on isiklik ja sisaldab juhuslikku turvakoodi. Palun ära edasta seda linki kõrvalistele isikutele — lingi valdaja saab broneeringut vaadata ja muuta.

Kolmandad osapooled:

• makselahenduse pakkuja Montonio — makse teostamiseks edastatakse summa, viitenumber ja makse kirjeldus; panga poolelt saame tagasi maksja nime ja makseviisi;
• e-kirjade saatmise teenus — kinnitus-, meeldetuletus- ja arvekirjade edastamiseks (saaja nimi ja e-posti aadress);
• vajadusel rahastaja (nt KOV, SKA) aruandluse ulatuses, nagu kirjeldatud punktis 1.7;
• jälgimis-, analüütika- ega reklaamiteenuseid me ei kasuta ja kliendiandmeid me kellelegi ei müü.

Säilitamine ja kustutamine: makse- ja arveldusandmeid säilitame raamatupidamise seadusest tulenevalt 7 aastat; muud broneeringuandmeid mitte kauem, kui see on vajalik teenuse osutamiseks ja järelevalveks. Sa võid alati küsida, milliseid andmeid sinu kohta on, ning taotleda nende parandamist või kustutamist, kirjutades aadressile info@kunstidtervises.ee.

Küpsised ja kohalik salvestus

Kasutame veebilehel ainult hädavajalikku salvestust: sinu keelevalik (eesti või inglise) ja sisselogitud kasutaja seanss administreerimiskeskkonnas. Jälgimis-, analüütika- ega reklaamiküpsiseid me ei kasuta ning kolmandate osapoolte jälgimisskripte lehel ei ole. Seetõttu ei küsi me ka küpsiste nõusolekut.

Broneerimisel edastatakse makse tegemiseks vajalikud andmed makselahenduse pakkujale ning kinnitus- ja meeldetuletuskirjad saadetakse e-posti teel. Neid andmeid kasutatakse ainult broneeringu täitmiseks.

Viimati uuendatud: 25. august 2026